Penyusunan Anggaran Pendekatan Sistem Perencanaan, Program, dan Anggaran Terpadu (Planning, Programming, and Budgeting System – PPBS)

PPBS dikembangkan untuk mengatasi ketidakpuasan terhadap sistem penganggaran tradisional dan penganggaran berbasis kinerja.
Anggaran tradisional merupakan pendekatan yang banyak digunakan di negara berkembang dewasa ini.
Ciri lain yang melekat pada pendekatan anggaran tradisional tersebut adalah:
a. Cenderung sentralistis
b. Bersifat spesifikasi
c. Tahunan
d. Menggunakan prinsip anggaran bruto

Penekanan dan tujuan utama pendekatan tradisional adalah pada pengawasan dan pertanggungjawaban yang terpusat. Anggaran tradisional bersifat incrementalism, yaitu hanya menambah/mengurangi jumlah rupiah pada item anggaran yang ada sebelumnya dengan menggunakan data tahun sebelumnya sebagai dasar menyesuaikan besarnya penambahan atau pengurangan tanpa dilakukan kajian yang mendalam.

Penyusunan anggaran dengan menggunakan struktur line-item dilandasi alasan adanya orientasi sistem anggaran yang dimaksudkan untuk mengontrol pengeluaran.
Berdasarkan hal tersebut, anggaran tradisional disusun atas dasar sifat penerimaan dan pengeluaran, seperti misalnya pendapatan dari pemerintah atasan, pendapatan dari pajak,atau pengeluaran untuk gaji, pengeluaran untuk belanja barang, dan sebagainya, bukan berdasar pada tujuan yang ingin dicapai dengan pengeluaran yang dilakukan.

Konsep Anggaran Berbasis Kinerja Anggaran Berbasis Kinerja (Performance Based Budgeting) adalah penyusunan anggaran yang didasarkan atas perencanaan kinerja, yang terdiri dari program dan kegiatan yang akan dilaksanakan serta indikator kinerja yang ingin dicapai oleh suatu entitas anggaran (budget entity).

Karakterisitik pendekatan berbasis adalah sebagai berikut:
1.Mengklasifikasikan akun-akun dalam anggaran berdasarkan fungsi danaktivitas dan juga berdasarkan unit organisasi dan rincian belanja.
2.Menyelidiki dan mengukur aktivitas guna mendapatkan efisiensi maksimumdan mendapatkan standar biaya
3.Mendasarkan anggaran untuk periode yang akan datang pada biaya per unit standar dikalikan dengan jumlah unit aktivitas yang diperkirakan harusdilakukan pada periode tersebut.

Pendekatan kinerja disusun untuk mengatasi berbagai kelemahan yang terdapatdalam anggaran tradisional, khususnya yang disebabkan oleh ketiadaan tolok ukur yang bisa digunakan untuk mengukur kinerja dalam pencapaian tujuan dan sasaran pelayanan publik. Anggaran dengan pendekatan kinerja sangat menekankan pada konsep value for money dan pengawasan kinerja output. Pendekatan ini juga mengutamakan mekanisme penentuan dan pembuatan prioritas tujuan serta pendekatan yang sistematik dan rasional dalam proses pengambilan keputusan.

Pendekatan ini cenderung menolak pandangan anggaran tradisional yang menganggap bahwa tanpa adanya arahan dan campur tangan, pemerintah akan menyalahgunakan kedudukan mereka dan cenderung boros. Menurut pendekatan 16 anggaran kinerja, dominasi pemerintah dapat diawasi dan dikendalikan melalui penerapan internal cost awareness, audit keuangan dan audit kinerja, serta evaluasi kinerja eksternal. Dengan kata lain, pemerintah dipaksa bertindak berdasarkan cost minded, harus efisien, memakai dana secara ekonomis, dan dituntut mampu mencapai tujuan yang ditetapkan

PPBS merupakan teknik penganggaran yang didasarkan pada teori sistem yang berorientasi pada output dan tujuan dengan penekanan utamanya adalah alokasisumberdaya berdasarkan analisis ekonomi. PPBS adalah salah satu model penganggaran yang ditujukan untuk membantu menajemen pemerintah dalam membuat keputusan alokasi sumber daya secara lebih baik. Hal tersebut disebabkan sumber daya yangdimiliki pemerintah terbatas jumlahnya, sementara tuntutan masyarakat tidak terbatas.

Proses Implementasi PPBS
Langkah implementasinya meliputi:
1. Menentukan tujuan umum organisasi dan tujuan unit organisasi dengan jelas
2. Mengidentifikasikan program dan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telahditetapkan
3. Mengevaluasi berbagai alternatif program dengan menghitung cost-benefit darimasing-masing program
4. Pemilihan program yang memiliki manfaat besar dengan biaya yang kecil
5. Alokasi sumber daya ke masing-masing program yang disetujui

Karakteristik PPBS:
1. Berfokus pada tujuan dan aktivitas (program) untuk mencapai tujuan
2. Secara eksplisit menjelaskan implikasi terhadap tahun anggaran yang akan datangkarena PPBS berorientasi pada masa depan
3. Mempertimbangkan semua biaya yang terjadi
4. Dilakukan analisis secara sistematik atas berbagai program, yang meliputi: identifikasi tujuan, identifikasi secara sistematik alternatif program untuk mencapai tujuan, estimasi biaya total dari masing-masing alternatif program, danestimasi manfat yang ingin diperoleh dari masing-masing alternatif program

Kelebihan PPBS:
1. Memudahkan dalam pendelegasian tanggung jawab dari manajemen puncak kemanajemen menengah
2. Dalam jangka panjang dapat mengurangi beban kerja
3. Memperbaiki kualitas pelayanan melalui pendekatan sadar biaya dalam perencanaan program
4. Lintas departemen sehingga dapat meningkatkan komunikasi, koordinasi, dankerja sama antar departemen
5. Menghilangkan program yang overlapping atau bertentangan dengan pencapaian tujuan organisasi
6. PPBS menggunakan teori marginal utility, sehingga mendorong alokasi sumber daya secara optimal

Kelemahan PPBS:
1. PPBS membutuhkan system informasi yang canggih, ketersediaan data, adanya system pengukuran, danstaf yang memiliki kapabilitas tinggi
2. Implementasi PPBS membutuhkan biaya yang besar karena PPBS membutuhkan teknologi yang canggih
3. PPBS bagus secara teori, namun sulit untuk diimplementasikan
4. PPBS mengabaikan realitas politik dan realitas organisasi sebagai kumpulanmanusia yang kompleks
5. PPBS merupakan teknik anggaran yang statistically oriented. Penggunaanstatistic terkadang kurang tajam untuk mengukur efektivitas program. Statistik hanya tepat untuk mengukur beberapa program saja
6. Pengaplikasian PPBS menghadapi masalah teknis sehingga menyulitkan dalammelakukan alokasi biaya

Masalah utama penggunaan PPBS:
1. Bounded rationality, keterbatasan dalam menganalisis semua alternatif untuk melakukan aktivitas
2. Kurangnya data untuk membandingkan semua alternatif, terutama untuk mengukur output
3. Masalah ketidakpastian sumber daya, pola kebutuhan di masa depan, perubahan politik, dan ekonomi
4. Pelaksanaan teknik tersebut menimbulkan beban pekerjaan yang sangat berat
5. K esulitan dalam menentukan tujuan dan perankingan program terutama ketikaterdapat pertentangan kepentingan
6. Seringkali tidak memungkinkan untuk melakukan perubahan program secaracepat dan tepat
7. Terdapat hambatan birokrasi dan perlawanan politik yang besar untuk berubah
8. Pelaksanaan teknik tersebut sering tidak sesuai dengan proses pengambilankeputusan politik
9. Pada akhirnya, pemerintah beroperasi dalam dunia yang tidak rasional

Logical Framework
Salah satu teknik untuk melaksanakan PPBS adalah teknik yang disebut Logical Framework Approach (LFA). Teknik ini merupakan suatu metode yang membantu dalam mendesain program atau kegiatan yang berorientasi kepada hasil/kinerja. LFA pertama kali dikembangkan oleh LEON J. Rosenberg pada tahun 1969 yang saat itu menjalankan kontrak kerja sama dengan USAID.
Konsep ini banyak digunakan dalam membantu mendesain program dan kegiatan dari organisasi-organisasi didunia, antara lain world bank.
Berikut langkah langkah logical framework dalam mendesain program dan kegiatan atau diistilahkan dengan proyek dalam LFA.
1. Tentukan sudut pandang (point of view)
Sudut pandang merupakan upaya untuk mengindentifikasi pada tingkatan level organisasi apa proyek tersebut disusun. Sudut pandang ini akan menjawab pertanyaan “Kegiatan proyek siapakah ini?” Dengan demikian akan diketahui bagian/divisi/departemen/ satuan kerja yang bertanggung jawab menjalankan proyek.
2. Tentukan project development objective (impact)
Project development objective merupakan impact yang ingin dicapai oleh pihak yang menjalankan proyek terhadap konsumennya. Jika yang melaksanakan satker pemerintah, maka yang menjadi konsumennya adalah masyarakat.
3. Tentukan output yang dihasilkan dalam proyek yang dilaksanakan.
4. Tentukan aktivitas yang akan dijalankan yang mengarah pada pencapaian impact.
5. Tentukan input yang akan digunakan dalam menjalankan proyek.
6. Tentukan indikator kinerja.
LFA menjelaskan bahwa indikator harus memenuhi persyaratan :
a. spesific in termsof quantity, quality, time, location, and target group ( indikator secara spesifik dinyatakan dengan kuantitas, kualitas, dalam kerangka waktu yang jelas, serta menyatakan lokasi dan kelompok sasaran),
b. Measure what is important about the achivement of objective (indikator mengukur hal hal penting yang terkait pencapaian tujuan),
c. Indicators measure change at each levels. They are independent from indicators at higher and lower levels ( indikator mengukur perubahan pada tiap tiap level tingkatan. Indikator ini independen (berdiri sendiri) pada tiap-tiap tingkatan),
d. A cost-effectives means of verification is available (statistic,interviews, and records) (dalam pelaksanaan verifikasi data indikator diupayakan dengan biaya yang efektif),
e. Leading indicators included to evalute development objectivesand output level achievement before end-of-project (indikator utama dimasukkan untuk mengevaluasi pencapaian output dan development objectives sebelum suatu proses berakhir).
7. Tentukan asumsi dan risiko
Asumsi merupakan kondisi atau faktor eksternal yang mungkin terjadi dan tidak dapat dikontrol. Sebagai contoh, dalam kegiatan menanam bibit jagung, yang menjadi asumsi dan risikonya adalah jika turun hujan, maka benih tadi dapat tumbuh. Hal ini bisa saja sebaliknya: jika curah hujan terlalu banyak, maka akan menimbulkan banjir dan bibit yang ditanam menjadi rusak sehingga sekaligus menjadi risiko proyek.
8. Monitoring dan Evaluasi
Monitoring adalah memonitor konversi input menjadi output untuk mengetahui apakah proyek yang dilaksanakan dengan benar? Sementara itu, evaluasi adalah melakukan evaluasi konversi output ke development objectives impact untuk mengetahui apakah telah menjalankan proyek yang benar. Jawaban atas pertanyaan mendasar akan terjawab dalam proses ini, yaitu Is it working? Can be improved ? Is there a better way ? Is it worth it ?
9. Means of verification
Means of verification maksudnya untuk mengecek penggunaan suatu indikator : apakah informasi yang dibutuhkan tersedia ? apakah informasi ini realiable (dapat diandalkan) dan up to date ? apakah data harus dikumpulkan sendiri ? Jika demikian, apakah benefit dari data yang dikumpulkan sendiri ini sesuai dengan biaya yang dikeluarkan ?

2 thoughts on “Penyusunan Anggaran Pendekatan Sistem Perencanaan, Program, dan Anggaran Terpadu (Planning, Programming, and Budgeting System – PPBS)

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s